Pro snadnější zadávání dat v a soubor Vynikat nebo omezit vjezd na řadu již definovaných položek, můžete vytvořený nebo rozevírací seznam (viditelné pouze tehdy, když je buňka, pod kterou je vytvořen aktiva), sestavené z několika buňka umístěný na stejném pracovní list nebo na jiný pracovní list. Po rozevírací seznam je vytvořen pro určitou buňku, zobrazí a Šipka dolů vedle příslušné buňky. Pokud kliknete na šipku, seznam platné záznamy se zobrazí a pokud chcete zadat informace do buňky, pod kterou je seznam vytvořen, klikněte na některý z platných záznamů v seznamu.

Pro vytvoření rozevíracího seznamu v Excelu z určitého počtu buněk je nutné použít příkaz Validace dat, pod záložkou Data.

1. Vytvořte rozevírací seznam složený z položek na stejném listu

Předpokládejme, že chcete vytvořit seznam pomocí hudba váš oblíbený podle jména vašich oblíbených umělců:

• zadejte jména umělců do jednoho sloupec, aniž by mezi nimi byly ponechány volné čáry (například od A1 The An, v závislosti na počtu přihlášených umělců)
• v jiném sloupci zadejte Jména které chcete dát do seznamu, například Hudba
• ve sloupci vlevo (nebo vpravo) od něj zadejte jeden řádek níže, informace, podle kterých chcete katalogizovat hudba, například Artist
• vyberte buňku bezprostředně pod Music (a hned nalevo nebo napravo od buňky Interpret), poté klikněte na záložku Data (nachází se v stuha - úzká část tvořená tlačítky a ikonami umístěná nad pracovní plochou)
• v sekci Datové nástroje, klikněte na Validace dat, pak vyberte Validace dat Z zobrazeného nabídky

• v otevřeném okně na záložce Nastavení, otevřete nabídku níže Povolit a vybrat Seznam
• klikněte na pole vpravo Zdroj, pak přejděte do sloupce, kde jste zadali jména umělců a vyberte všechny buňky, které obsahují položky (použití drag-select - klikněte levým tlačítkem na buňku a bez uvolnění tlačítka přetáhněte kurzor přes určitý počet buněk) Poté klikněte na Dobře.

• napravo od buňky, pod kterou jste vytvořili seznam, se objeví šipka; pokud na něj kliknete, otevře se a rozevírací seznam který zobrazí jména umělců

2. Vytvořte rozevírací seznam složený z položek na jiném listu, než na kterém bude seznam uveden

Předpokládejme, že chcete vytvořit rozevírací seznam obsahující různé žánry hudby:

• vyberte v dolní části souboru Excel pracovní list na kterém budete zadávat položky, které budou tvořit rozevírací seznam (např List2)
• do jednoho sloupce zadejte hudební žánry, které chcete v seznamu zobrazit, bez ponechání prázdných řádků mezi položkami
• vybrat (přetáhnout-vybrat) vše buňky, které obsahují položky, pak klikněte na Pole na jméno (nachází se v levé horní části souboru, mezi pásem karet a pracovním listem), zadejte a obecný název pro všechny položky (např. hudba) a stiskněte klávesu Zadejte

• vyberte list, kde chcete vytvořit rozevírací seznam (např List1)
• napsat název rozevíracího seznamu kdekoli na listu a poté vyberte buňku pod tou, která obsahuje název respektive
• Klikněte na kartu Data > Validace dat, pak vyberte Validace dat Z zobrazeného nabídky
• V terénu níže Povolit Vybrat Seznama poté zadejte do pole níže Zdroj znamení = a jméno zadané do pole Jméno na listu, který obsahuje položky (Sheet2) a klikněte na Dobře

• kliknutím na šipku, která se zobrazí napravo od buňky, pod kterou jste vytvořili seznam, zobrazíte položky, které tento seznam tvoří

Volitelně můžete přidat a popis rozevíracího seznamu vytvořeno, toto je viditelné pouze tehdy, když je buňka, pod kterou je seznam vytvořen aktiva. Klikněte na Data > Validace dat > Validace dat a přejděte na kartu Zadejte zprávu. Napište popis do pole níže Zadejte zprávu (max 225 znaků), přidejte název k němu (pouze pokud chcete) a klikněte na Dobře.

Za to odstranit rozevírací seznam, vyberte buňku, pod kterou je vytvořen, klikněte na kartu Data > Validace dat > Validace data poté klikněte na tlačítko Vymazat vše A dále Dobře.

Poznámka: Platí pro Microsoft Excel 2007 nebo Microsoft Excel 2010.