For at indtaste data lettere i en fil Excel eller begrænse indgang til et antal elementer, der allerede er defineret, kan du oprettet eller rulleliste (kun synlig, når cellen, som den er oprettet under, er Activa), sammensat af flere celle placeret på samme arbejdsark eller på et andet arbejdsark. Efter liste drop-down er oprettet til en bestemt celle, viser den en Pil ned ved siden af ​​den respektive celle. Hvis du klikker på pilen, vises listen over gyldige poster vil blive vist, og hvis du vil indtaste oplysninger i den celle, som listen er oprettet under, skal du klikke på en af ​​de gyldige poster i listen.

For at oprette en rulleliste i Excel fra et bestemt antal celler, er det nødvendigt at bruge kommandoen Datavalidering, under fanen Data.

1. Opret en rulleliste bestående af poster på det samme regneark

Antag, at du vil oprette en liste med musik din favorit ifølge navnet på dine yndlingskunstnere:

• indtast navnene på kunstnerne i én kolonneuden at efterlade frie linjer mellem dem (f.eks. fra A1 de ENnafhængigt af antallet af indtastede kunstnere)
• ind i en anden kolonne Navne som du vil give til listen, for eksempel Musik
• i kolonnen til venstre (eller højre) for den, indtast en række nedenfor, de oplysninger, som du ønsker at katalogisere efter musik, for eksempel kunstner
• vælg cellen umiddelbart under Musik (og umiddelbart til venstre eller højre for kunstnercellen), og klik derefter på fanen Data (placeret i bånd – den smalle del, der består af knapper og ikoner, placeret over arbejdsområdet)
• i sektionen Dataværktøjer, klik på Datavalidering, vælg derefter Datavalidering Fra den viste menu

• i det åbne vindue, i fanen Indstillinger, åbn menuen nedenfor Tillade og vælg Liste
• klik på feltet til højre Kilde, gå derefter til kolonnen, hvor du indtastede navnene på kunstnerne og vælg alle celler, der indeholder poster (bruge træk-vælg – venstreklik på en celle og uden at slippe knappen trækker du markøren hen over et bestemt antal celler) klik derefter på OK.

• en pil vises til højre for den celle, hvorunder du oprettede listen; hvis du klikker på den, åbner den en liste drop-down som vil vise kunstnernes navne

2. Opret en rulleliste bestående af poster på et andet regneark end det, hvor listen vil blive vist

Antag, at du vil oprette en rulleliste, der indeholder forskellige musikgenrer:

• vælg nederst i Excel-filen arbejdsark hvor du vil indtaste de poster, der skal udgøre rullelisten (f.eks Ark 2)
• i en enkelt kolonne skal du indtaste de musikgenrer, du ønsker skal vises på listen, uden at efterlade tomme linjer mellem indtastningerne
• vælg (træk-vælg) alle celler, der indeholder poster, klik derefter på Navneboks (placeret i den øverste venstre del af filen, mellem båndet og regnearket), indtast en generel navn for alle poster (f.eks. musik), og tryk på tasten Indtast

• vælg det regneark, hvor du vil oprette rullelisten (f Ark 1)
• skrive navnet på rullelisten hvor som helst på regnearket, og vælg derefter cellen under den, der indeholder navnet henholdsvis
• klik på fanen Data > Datavalidering, vælg derefter Datavalidering Fra den viste menu
• i feltet nedenfor Tillade Vælge Liste, og skriv derefter i feltet nedenfor Kilde tegnet = og navnet indtastet i navnefeltet på arbejdsarket, der indeholder indtastningerne (Sheet2), og klik på OK

• klik på pilen, der vises til højre for cellen, hvorunder du oprettede listen for at få vist de poster, der udgør listen

Du kan eventuelt tilføje en rullelistebeskrivelse oprettet, og dette er kun synligt, når cellen, som listen er oprettet under, er Activa. Klik på Data > Datavalidering > Datavalidering og gå til fanen Indtast besked. Skriv beskrivelsen i feltet nedenfor Indtast besked (maksim 225 tegn), tilføje titlen til den (kun hvis du vil) og klik på OK.

For at slette en rulleliste, vælg cellen, hvorunder den er skabt, klik på fanen Data > Datavalidering > Datavalidering, klik derefter på knappen Ryd alle og videre OK.

Bemærk: Gælder for Microsoft Excel 2007 og Microsoft Excel 2010.