Πολλοί από εμάς είχαμε τουλάχιστον μία φορά την ευκαιρία να δούμε ένα διάγραμμα παρουσίασης σε διάφορους τομείς: εξέλιξη της συναλλαγματικής ισοτιμίας, αποτελέσματα εκλογών, στατιστικά κ.λπ. Το πιο δημοφιλές πρόγραμμα για τη δημιουργία γραφικών είναι Γραφείο της Microsoft Προέχω. Εκτιμά έναν πίνακα υπολογισμού σε ένα γραφική παράσταση σε λειτουργία του ΓΡΑΜΜΕΣ και στήλες για την οποία γίνεται η αναφορά. Στη συνέχεια θα παρουσιάσουμε συνοπτικά πώς φτιάχνεται απλό γράφημα.
Το πρώτο βήμα που πρέπει να γίνει είναι η σύνταξη ενός πίνακα με βάση τα αποτελέσματα που βασίζονται σε τουλάχιστον 2 αναφορές. Το τραπέζι πρέπει να περιέχει κελιά με αριθμητικές τιμές: αριθμούς, ημερομηνίες, ποσοστά, ανάλογα με την κατηγορία στην οποία θέλουμε να αναφερθούμε.
Μορφή κελιού γίνεται με την επιλογή πεδία με τιμές και επιλέγοντας από την καρτέλα Σπίτι χαρακτηριστικά για αυτά τα κελιά: Γενικά, Αριθμός, Νόμισμα, Λογιστική, Ημερομηνία κ.λπ. Αφού ορίσουμε τα πεδία του πίνακα δεδομένων, αριθμούς, ποσοστά κ.λπ., επιλέγουμε τις στήλες σύμφωνα με τις οποίες κάνουμε την αναφορά και το γράφημα, επιλέγοντάς τες με ποντίκι- και από την καρτέλα Εισάγω, τμήμα Διαγράμματα, επιλέγουμε τον τύπο της γραφικής παράστασης που θέλουμε να δημιουργήσουμε για το επιλεγμένο πεδίο.
Εδώ έχουμε πολλές παραλλαγές γραφικών αναπαραστάσεων, από αναπαραστάσεις τύπου στήλης διαφορετικών σχημάτων, χρωμάτων και μεγεθών, γραμμικά γραφήματα ενωμένα με σημεία, γραφήματα τύπου δίσκου, γραφήματα με οριζόντιες ράβδους, γραφήματα σε μορφή επιφανειών, γραφήματα ανά σημεία ή τύπο δακτυλίου. Για μεγαλύτερο αντίκτυπο, τα γραφικά μπορούν να γίνουν σε παραλλαγές 2D ή 3D για καθεμία από τις παραπάνω επιλογές.
Επιλέξαμε ένα γράφημα στήλης στο οποίο χρησιμοποιήσαμε 3 αναφορές: την ημερομηνία, τον αριθμό των επισκεπτών και τον αριθμό των επισκέψεων.
Αφού κάνετε το γράφημα από την επιλογή Εργαλεία γραφημάτων, μπορούμε να προσαρμόσουμε το γράφημα και με άλλες πληροφορίες σχετικά με τον πίνακα που αντιπροσωπεύεται από αυτό το γράφημα, μπορούμε να επισυνάψουμε τον πίνακα στο υποσέλιδο του γραφήματος χρησιμοποιώντας την επιλογή Πίνακας Δεδομένων, μπορούμε να προσαρμόσουμε το Legend, την εμφάνιση αξόνων αναφοράς, γραμμών αναφοράς και άλλες λειτουργίες που μπορούν να βελτιώσουν την ποιότητα της παρουσίασης αυτού του γραφήματος.
Μετά την ολοκλήρωση του γραφικού, μπορεί να εισαχθεί σε μια παρουσίαση Powerpoint ή μπορεί να εκτυπωθεί σε χαρτί ή αλουμινόχαρτο για μια ειδική παρουσίαση.
