Utseendet til informasjonen i cellene i et regneark kan endres ved å bruke kommandoen Formater celler. Når du starter denne kommandoen, vises dialogboksen på skjermen Formater celler
Innholdet i boksen varierer avhengig av knappen som er valgt i den øvre delen av vinduet. De mulige alternativene er:
• Tall – for å endre tallformatet
• Justering – for å endre justeringstypen i cellen
• Font – for å endre fonter
• Grenser – for å legge til kantlinjer rundt cellene
• Mønstre – for å angi bakgrunnsfargen i cellen
• Beskyttelse – for å beskytte informasjonen i cellen
Endre tallformatet
Excel tilbyr en bred palett av numeriske formater, som presenteres i følgende tabell:
| Formater numerisk | Eksempel | Beskrivelse |
| General | 10,7 (-10,7) | Excel viser verdien etter hvert som den legges inn. |
| Tall | 3400,50(-120,39) | Standardformatet Tall har to desimaler. Negative tall skrives i rødt og i parentes, med et minustegn foran. |
| Valuta(Valuta) | $3400,50 ($3400,50) | Standardformatet Valuta den har to desimaler og dollarsymbolet. Negative tall vises skrevet i rødt og i parentes. |
| Regnskap(Regnskap) | $3400,00$978,21 | Dette formatet brukes til å justere dollartegnet og desimaler i kolonnen. format Regnskap standard inneholder to desimaler og dollartegnet. |
| Dato(Data) | 11/7 | format Dato standard inkluderer klokkeslett og dag atskilt med en skråstrek (/); men du kan også velge et annet format fra de tilgjengelige. |
| Tid | 10:00 | format Tid standard inneholder timene og minuttene atskilt med kolon; Du kan imidlertid også velge å vise sekundene eller AM- og PM-indikatorene. |
| Prosentdel(Prosent) | 99,50 % | format Prosentdel standard inkluderer to desimaler. Excel multipliserer verdien i cellen med 100 og viser resultatet akkompagnert av prosentsymbolet |
| Brøk(brøk) | ⅛ | format Brøk lar tall vises som brøker. |
| Vitenskapelig(Vitenskapelig) | 3.40E+03 | format Vitenskapelig standard inkluderer to desimaler. Bruk dette formatet til å vise tall i vitenskapelig format. |
| Tekst | 135RV90 | Bruk formatet Tekst for å vise både tekst og tall i samme celle. Excel den vil vise nøyaktig hva du skriver inn. |
| Spesiell | 02110 | Dette formatet er spesielt utviklet for å vise postnummer, telefonnumre og personlige koder, slik at det ikke er nødvendig å bruke spesialtegn, som bindestreker |
| Skikk (Skikk) | 000,0 % | format Skikk brukes til å lage ditt eget tallformat. Du kan bruke formateringskodene fra listen Type, som kan endres. #-symbolet er en plassholder for et tall, 0 er en plassholder for null, ? for å legge til et mellomrom |
Etter at riktig tallformat er etablert, utføres følgende trinn:
1. Velg cellen eller celleområdet som inneholder verdiene som skal formateres.
2. Pålegget tas i bruk Format, celler. Dialogboksen vil vises på skjermen Formater celler.
3. Et klikk på knappen blir brukt Tall.
4. Fra listen Kategori, velg tallformatet som skal brukes.
5. På høyre side av boksen gjør du de ønskede endringene i det valgte formatet. Du kan for eksempel angi antall desimaler som tallet skal vises med (i listen Desimaler), eller måten de negative tallene vil vises på (i listen Negative tall).
6. Klikk på OK-knappen, eller trykk på tasten Gå. Excel vil omformatere de valgte cellene i henhold til de valgte alternativene.
Hvis en kalenderdato er lagt inn i en celle formatert med formatet Tall, datoen vil vises som et tall (datoens serienummer). For å løse problemet, endre formatet på cellen fra Tall i Dato.
Fjerning av det numeriske formatet fra en celle eller et celleområde gjøres ved å bruke formatet General.
Formateringsverktøylinjen inneholder flere knapper for å angi tallformater. For å bruke en av disse knappene, velg cellen eller feltet som skal formateres, og klikk deretter på ønsket knapp.
Fra alternativet Beskyttelse av vinduet Formater celler tillater blokkering av den valgte cellen, kan dette bare ha effekt dersom vi også sikrer regnearket der den beskyttede cellen befinner seg. Dette gjøres ved å gå til seksjonen Beskyttelse FRA Verktøy.
Det er flere beskyttelsesalternativer: du kan beskytte det gjeldende regnearket (Ark), hele filen Excel (Arbeidsbok) eller individuelle privilegier for enkelte brukere for selektiv beskyttelse.
