W pracy większość pracowników zużywa ok środki komunikacji z partnerami i/lub współpracownikami z działu, poczta elektroniczna (E-mail). Przy każdej wiadomości wysyłanej z maila serwisowego musimy na jej końcu wspomnieć kim jesteśmy, jaką pełnimy funkcję oraz numer telefonu kontaktowego. W tym celu możemy zdefiniować w ustawieniach Microsoft Outlook 2010 formuła Podpis które będą automatycznie stosowane do każdego wysłanego e-maila. Aby to osiągnąć, uzyskujemy dostęp Nowa poczta i w oknie Podpis i artykuły papiernicze możemy zdefiniować różne podpisy dla każdego konta (jeśli mamy kilka kont e-mail w tym kliencie pocztowym).

Pole przeznaczone na podpis może zawierać również obrazy, tekst, możesz wybrać czcionki różnych typów i kolorów lub możesz utworzyć formularz w formacie HTML. Możesz wybrać opcję wstawiania podpisu tylko w nowych wiadomościach e-mail lub do Odpowiedź-uri.

Z opcją Papeteria osobista, możesz ustawić czcionkę, kolor i rozmiar, w jakim pisane są wiadomości, i lub Odpowiedź-s ponownie z opcji Tematy styl i tło wysyłanego przez nas przekazu można wybrać spośród szerokiej gamy modeli.

Po ustaleniu preferowanego tematu pozostaje już tylko zabrać się za pisanie pocztaoraz określić, czy i kiedy potrzebujemy podpisu w wiadomości e-mail oraz jaki rodzaj podpisu jest zalecany w wysyłanych wiadomościach.