Tööl kasutab enamik töötajaid ca sidevahendid partnerite ja/või osakonna kolleegidega, elektronpost (E-post). Iga teenusemeililt saadetud sõnumi juures peame selle lõpus mainima, kes me oleme, mis on meie funktsioon ja kontakttelefon. Selleks saame seadetes määratleda Microsoft Outlook 2010 valem Allkiri mida rakendatakse automaatselt igale saadetud meilile. Selle saavutamiseks pääseme juurde Uus kiri ja aknas Allkiri ja kirjatarbed saame määrata iga konto jaoks erinevad allkirjad (kui meil on sellel meilikliendil mitu e-posti kontot).

Allkirjale pühendatud väli võib sisaldada ka pilte, teksti, valida saab erinevat tüüpi ja värvi fonte või luua html-vormingus vormi. Saate valida, kas lisada allkiri ainult uutele e-kirjadele või aadressile Vastama-uri.

Võimalusega Isiklikud kirjatarbed, saate määrata fondi ja värvi ja suuruse, millega sõnumid kirjutatakse ja või Vastama-s jälle valikust Teemad saadetava sõnumi stiili ja tausta saab valida mitmekesise mudelivaliku hulgast.

Pärast eelistatud teema paikapanemist jääb üle vaid kirjutama hakata postja teha kindlaks, kas ja millal vajame e-kirjas allkirja ning millist allkirja soovitatakse saadetavate sõnumite jaoks.