Darbā lielākā daļa darbinieku izmanto apm saziņas līdzekļi ar partneriem un/vai nodaļas kolēģiem, elektroniskais pasts (E-pasts). Katrai no pakalpojuma e-pasta nosūtītā ziņojuma beigās jānorāda, kas mēs esam, kāda ir mūsu funkcija un kontakttālrunis. Šim nolūkam mēs varam definēt iestatījumos Microsoft Outlook 2010 formula Paraksts kas tiks automātiski lietots katram nosūtītajam e-pastam. Lai to panāktu, mēs piekļūstam Jauns pasts un logā Paraksts un Kancelejas preces mēs varam definēt dažādus parakstus katram kontam (ja mums ir vairāki e-pasta konti šajā e-pasta klientā).

Parakstam veltītajā laukā var būt arī attēli, teksts, var izvēlēties dažādu veidu un krāsu fontus vai izveidot formu html. Varat izvēlēties ievietot parakstu tikai jaunajos e-pastos vai uz Atbildēt-uri.

Ar opciju Personīgās kancelejas preces, varat iestatīt fontu un krāsu un lielumu, ar kādu tiek rakstītas ziņas, un vai Atbildēt-s atkal no opcijas Tēmas mūsu nosūtītā ziņojuma stilu un fonu var izvēlēties no daudzveidīga modeļu klāsta.

Pēc vēlamās tēmas noteikšanas atliek tikai sākt rakstīt pa pastuun lai noteiktu, vai un kad mums ir nepieciešams paraksts e-pastā un kāda veida paraksts ir ieteicams nosūtītajiem ziņojumiem.