W A arkusz kalkulacyjny informacje prezentowane są w interfejsie graficznym składającym się z linii i kolumny. kolumny mają dołączone litery, a linie są ponumerowane cyframi. Arkusz kalkulacyjny zawiera 256 kolumn i 65536 wierszy. Kolumny posiadają etykiety umieszczone w górnej części okna dokumentu i są oznaczone literami (A, B,…, Z), następnie kombinacje dwóch liter (AA, AB do IV). Linie są ponumerowane od 1 do 65536 po lewej stronie okna dokumentu.

Na przecięciu kolumny i linii znajduje się komórka. Komórka jest podstawową jednostką przechowywania danych. Można go określić za pomocą litery kolumny i numeru wiersza, na przecięciu którego się znajduje (np. A5, B7).

W komórce można wprowadzić kilka rodzajów informacji:

· Tekst – nagłówki tabel, etykiety, notatki, teksty objaśniające;

· Wartości – liczby, daty i godziny kalendarzowe, wartości logiczne;

· Formuła - formuły obliczeniowe, za pomocą których obliczana jest nowa wartość na podstawie informacji zawartych w innych komórkach.

Aktywna komórka to komórka oznaczona. Wpisane informacje pojawią się w aktywnej komórce. Aby wprowadzić dane do innej komórki, najpierw aktywuj odpowiednią komórkę. Po wprowadzeniu danych wyjdź z komórki za pomocą <Wprowadź>, w przeciwnym razie istnieje możliwość, że poniższe polecenia nie będą mogły zostać zastosowane. Arkusze kalkulacyjne mogą czasami być bardzo duże. W takich sytuacjach, aby znaleźć lub wprowadzić informacje, należy zastosować specjalne metody poruszania się po arkuszach kalkulacyjnych. Poruszanie się odbywa się za pomocą myszki lub klawiatury. Aby poruszać się (po arkuszu) za pomocą myszy, użyj pionowych i poziomych pasków przewijania znajdujących się po prawej i na dole każdego arkusza kalkulacyjnego.

Każdy pasek zawiera dwie strzałki. Klikając na strzałkę, można wykonać następujące operacje:

▲ – Przewiń o jedną linię w górę

▼ – Przewiń w dół o jedną linię

◄ – Przewiń o jedną kolumnę w lewo

► – Przewiń o jedną kolumnę w prawo

Aby szybciej poruszać się po arkuszu, możesz użyć pól przewijania (przeciągając je na pasku przewijania). Miejsce zajmowane przez pole przewijania w obrębie paska przewijania wskazuje względne położenie okna w stosunku do całego obszaru arkusza kalkulacyjnego. Komórkę można szybko aktywować poprzez umieszczenie kursora myszw odpowiedniej komórce i klikając przycisk po lewej stronie myszDo.

Poruszanie się po arkuszu kalkulacyjnym przy pomocy klawiatury odbywa się za pomocą klawiszy: