V práci väčšina zamestnancov využíva cca komunikačným prostriedkom s partnermi a/alebo kolegami z oddelenia, elektronickej pošty (E-mail). Pri každej správe odoslanej zo servisného emailu musíme na jej konci uviesť, kto sme, akú máme funkciu a kontaktné telefónne číslo. Na to môžeme definovať v nastaveniach Microsoft Výhľad 2010 vzorec Podpis ktorý sa automaticky použije na každý odoslaný e-mail. Aby sme to dosiahli, pristupujeme Nová pošta a v okne Podpis a papiernictvo pre každý účet môžeme definovať rôzne Podpisy (ak máme na tomto e-mailovom klientovi viacero E-mailových účtov).
Pole venované podpisu môže obsahovať aj obrázky, text, môžete si zvoliť fonty rôznych typov a farieb alebo si môžete vytvoriť formulár v html. Môžete si vybrať vloženie podpisu iba do nových e-mailov alebo do Odpovedať-uri.
S možnosťou Osobné písacie potreby, môžete nastaviť písmo a farbu a veľkosť, ktorou sa správy píšu a príp Odpovedať-s opäť z opcie Témy štýl a pozadie správy, ktorú posielame, si môžete vybrať z pestrej škály modelov.
Po stanovení preferovanej témy zostáva už len začať písať poštaa určiť, či a kedy potrebujeme podpis v e-maile a aký typ podpisu sa odporúča pre odosielané správy.
